Skartovací stroj je nutným vybavením kanceláří a hodí se i do domácnosti. Pomáhá vám předcházet nežádoucímu úniku dat a informací. Žijeme v informační době, a proto důvodů, proč si pořídit skartovací stroj, je hned několik.
- Tomáš, redaktor Heureka.cz
- Doba čtení: 5 min.
Základní rozdělení skartovačů
Skartovačky s automatickým podavačem
Dražší skartovačky, do kterých lze vložit větší množství dokumentů a přístroj je sám "nakrájí". Typickým rysem pro automatické skartovače jsou větší rozměry, jelikož papíry v podavači leží v poloze vodorovné se zemí. Větší jsou však i odpadní zásobníky. Počítejte s vyšší cenou.
Lze vložit sloupec více papírů
Není nutné u stroje za stát a plnit ho ručně
Riziko zaseknutí papírů nebo zahlcení zásobníku
Vyšší pořizovací cena
Skartovačky s manuálním plněním
Ručně plněné skartovače jsou levnější a svůj účel výborně splní, je však nutné u nich stát a postupně do nich dokumenty vkládat. Lze tedy říci, že práce s nimi je méně pohodlná. Ručně plněné skartovačky jsou kompaktnější, protože papíry se do nich vkládají svisle a mechanismus tak zabírá méně místa.
Nižší pořizovací cena
Obvykle rychlejší skartace
U stroje musíte neustále stát
Existují i plně manuální skartovače s kliknou, které nevyžadují připojení do el. zásuvky. Jsou také nejlevnější.
Důležité parametry zdrojů
Úroveň ochrany údajů
Obecně platí, že čím vyšší ochranu dat požadujeme, tím menší částice dokumentu by měly skartací vzniknout. Zde hraje hlavní roli typ řezu.
Podélný řez (jinak též přímý řez či proužkový řez) nařeže papír na dlouhé proužky, jejich šířku se liší dle DIN 66399 klasifikace. Stupeň utajení je nízký a ochrana dat tedy není příliš spolehlivá. Proužky lze zpravidla použít jako výplň do balíků, což je u křížového řezu problém (částice práší a špatně se s nimi manipuluje).
Křížový řez (jinak též příčný řez) je několikanásobně bezpečnější způsob skartace, který dovolí vaše dokumenty nakrájet na menší částice a ochrání tak vaše data spolehlivěji. V tomto případě vznikají malé částečky papíru v rozmezí od 320 do 30 mm² v závislosti na stupni zabezpečení. Výhodou je také menší objem skartovaného materiálu.
Mikrořez papír doslova nadrtí na miniaturní částečky. Představuje nejvyšší stupeň bezpečnosti a je určen pro vysoce tajné dokumenty.
Skartovače se dále liší velikostí částice, podle níž určujeme stupeň utajení, tedy míru nečitelnosti skartovaných materiálů. Existuje několik norem a vyhlášek, které definují, jakému stupni utajení odpovídají jednotlivé velikosti částic.
| Stupeň utajení DIN 66399 | Využití u typu dokumentů | Způsob řezu | Velikost řezu |
|---|---|---|---|
| P-1 | běžné informace | podélný řez | proužek max. 12 mm |
| P-2 | interní dokumenty | podélný řez | proužek max. 6 mm |
| P-3 | personální údaje | křížový řez | částice do 320 mm² |
| P-4 | tajné písemnosti | křížový řez | částice do 160 mm² |
| P-5 | přísně tajné materiály | křížový řez | částice do 30 mm² |
| DIN 32757-1 | Vyhl. č. 339/1999 Sb. | Vyhl. č. 528/2005 Sb. | Orientační velikost řezu |
|---|---|---|---|
| 1 | proužky ≤ 12 mm | ||
| 2 | V (Vyhrazené) | 1 | Proužky ≤ 6 mm |
| 3 | D (Důvěrné) | 2 | Částice ≤ 4x 80 mm, proužky ≤ 2 mm |
| 4 | T (Tajné) | 3 | Částice ≤ 2 x 15 mm (≤ 30 mm²) |
| 5 | PT (Přísně tajné) | 4 | Částice ≤ 0,8 x 13 mm (≤ 10 mm²) |
Kapacita řezání
U skartovaček rozlišujeme tzv. kapacitu skartace, která udává, kolik listů papíru dokáže stroj zpracovat najednou. Pokud kapacitu skartace překročíte, u levných strojů hrozí spálení motoru nebo poškození skartovacího mechanismu.
Standardem v počtu skartovaných papírů naráz je minimálně 5 listů. Většina skartovaček je ale schopna najednou zpracovat až 10 listů papíru a ty nejpokročilejší modely jich zvládnou až 15 listů. Kvalitnější stroje zpravidla disponují různými ochranami, které značně usnadňují práci, protože nemusíte papíry přepočítávat - stačí brát balíček papíru odhadem a nemusíte se bát poškození stroje.
- Ochrana proti zahlcení - pokud stroj skartaci nezvládá, obrátí chod a papíry vrátí
- Ochrana proti přehřátí - při přehřátí motoru se stroj automaticky vypne a rozsvítí příslušnou kontrolku
Někteří výrobci udávají kapacitu v listech papíru o gramáži 70 g/m2. Běžný kancelářský papír má však gramáž 80 g/m2.
Dobrým pomocníkem je automatický podavač nebo též autofeeder. Skartovače s tímto systémem mají zásobník, do kterého lze vložit celý balík papíru (až stovky listů), přístroj zapnout a nechat ho, aby se o skartaci sám postaral. Není tak potřeba u skartovače stát a zásobovat ho papírem. Nevýhodou je pomalejší zpracování dokumentů, neboť stroj si obvykle bere papíry po jednom.
Rychlost řezání
Správný výběr skartovačky, která je dostatečně rychlá, vám dokáže ušetřit mnoho času nejen při potřebě znehodnocení většího množství písemností. Rychlost, s jakou skartovače dokáží listy papíru rozřezat se udává v metrech za minutu.
- 2 m za minutu stačí na běžné denní skartování, zvládá ji většina skartovaček na trhu.
- 3–5 m za minutu zvládají dražší modely, vhodné pro náročné uživatele.
Pokud potřebujete skartovat najednou větší množství papíru (např. obsah celého šanonu, či několika šanonů), měla by vás zajímat maximální doba nepřetržité skartace. Ta udává, jak dlouho je stroj schopen skartovat bez přestávky, aniž by se přehřál. Levné a méně kvalitní stroje potřebují přestávku po 2-5 minutách, dražší modely od kvalitních výrobců vydrží skartovat 4 až 24 hodin.
Objem koše
Objem koše se udává v litrech. Čím větší koš, tím méně často jej budete muset vysypávat. Je vhodné, pokud koš má dostatečně velké průhledové okno, skrze které vidíte míru zaplnění koše. Pokud totiž dojde k zaplnění koše a budete se snažit dál skartovat, může dojít k zahlcení skartovacího mechanismu a u méně kvalitních strojů hrozí jeho poškození či spálení motoru.
- Koše do 20 litrů – základní skartovače pod 1 000 Kč, vhodné pro občasné skartování jen několikrát do měsíce.
- Koše 20–50 litrů – střední třída skartovacích strojů v ceně kolem 2 000 Kč, postačí v případě znehodnocování dokumentů několikrát do týdne.
- Koše nad 50 litrů – objem vhodný pro každodenní skartování. Nabídnou ji skartovače s cenou nad 5 000 Kč. Nejdražší modely mají koš o objemu téměř 100 litrů.
Pozornost věnujte také způsobu vyprazdňování koše. Méně kvalitní stroje vyžadují zvednutí řezací hlavy a její položení vedle na stůl či podlahu, přičemž si zpravidla naděláte kolem skartovačky nepořádek. Lepší stroje mají vysouvací mechanismus koše, který činí vyprazdňování mnohem pohodlnější a rychlejší.
Některé skartovače vyžadují místo koše odpadní pytle. Na jednu stranu je to praktické, na druhou stranu tím vznikají náklady na spotřební materiál.
Typ a velikost skartovaného materiálu
Samozřejmě skartovačky jsou primárně určeny ke skartaci papíru. Důležité je však ujasnit si formát papíru, který potřebujete skartovat a tím pádem šířku vstupu skartovacího stroje. Nejčastější je formát A4, který odpovídá šířce vstupu skartovače 220 mm a výš. Existují i skartovací stroje pro formát A3 a větší, takový stroj však většinou nepořídíte pod 20 000 Kč.
Při skartaci papíru se vám často do skartovačky připletou kancelářské sponky či drátky ze sešívačky, je tedy vhodné vybírat stroj, u kterého výrobce přímo deklaruje možnost skartace těchto částí. Svědčí to i o vyšší odolnosti řezného mechanismu.
Poměrně velká část skartovačů podporuje i skartaci CD/DVD či kreditních karet. Pokud chcete tyto věci skartovat, vybírejte přístroj s odděleným vstupem a odděleným košem, aby se vám nemíchal plastový odpad s odpadem papírovým. Umožní vám to bezproblémové třídění odpadu.
Na trhu existují i specializované skartovací stroje, určené např. pro skartaci kartonu nebo celých šanonů vč. mechaniky. Ceny takových přístrojů se zpravidla pohybují ve vyšších desítkách či stovkách tisíc.
Hlučnost
Poměrně důležitým parametrem je hlučnost skartace. Zejména v kancelářském prostředí může být hlučná skartovačka velmi nepříjemná. Rozsah hlučnosti se u skartovaček pohybuje v rozmezí 56 – 75 dB, průměrná hodnota je 65 decibelů, což je srovnatelné s hlukem pračky.
Někteří výrobci hlučnost skartovačky vůbec neuvádí, jiní ji uvádí v různých podivných jednotkách. Objektivní srovnání je zde tedy poměrně složité. Na nízké hlučnosti a také na hezkém designu si nejvíce dávají záležet prémioví výrobci, jako jsou Fellowes, Bonsaii, Rexel, Kobra či HSM.
Další užitečné parametry a funkce skartovaček
- Zpětný chod vrátí papíry ke skartování zpět při překročení kapacity.
- Vypnutí při přehřátí či přehlcení automaticky vypne skartovačku a zamezí jejímu poškození.
- Automatický start a stop umožní ihned začít skartovat po vložení papírů a po použití jej automaticky vypne.
- Kolečka dovolí skartovač snadno přemisťovat po místnosti.
- AntiJam funkce pomáhá skartovacímu stroji předejít zaseknutí papíru v mechanice.
- SafeSense technologie chrání před zachycením vlasů, částí oblečení, šperků a zvířecí srsti.
- Oddělený koš – skartovačka, která umožňuje kromě papíru skartovat i jiný materiálem, by měla mít dva oddělené koše, díky kterým nebude docházet k jejich míchání.
Důvody pro pořízení skartovače
Ochrana dat klientů a zákazníků
Vaše klienty by určitě nepotěšilo, pokud by se konkurence či jiný nepovolaný subjekt dostal k jejich smlouvám, parametrům zakázek či jiným citlivým datům. Platí to dvojnásob, pokud jste advokátní kancelář, právní poradna, daňový poradce, banka, soudní znalec, účetní apod.
Zákonem předepsaná ochrana osobních údajů
Tlak na ochranu osobních údajů je stále větší. Z tohoto důvodu organizace, které osobní data jakýmkoli způsobem shromažďují a manipulují s nimi v papírové podobě, by měly být schopny dokumenty efektivně skartovat a chránit tak citlivé informace, jejichž zveřejnění by mohlo poškodit dotčené osoby.
Zákonem předepsaná ochrana utajovaných informací
Zákon a jeho prováděcí předpisy přímo pro některá pracoviště stanovuje stupně utajení. Týká se to zejména státních úřadů a některých dalších typů organizací. Tato pracoviště musí být povinně vybavena skartovacími stroji s certifikátem NBÚ v příslušném stupni utajení - viz tabulka níže.
Ochrana dat uvnitř firem
Ne každá firma vyznává stoprocentně transparentní informovanost uvnitř firmy. Pokud nechcete, aby uklízečka našla v koši něco, co nemá, pořiďte si skartovačku.
Ochrana soukromých dat a korespondence
Menší skartovací stroje pronikají i do domácností, a to nejenom do domácích kanceláří. Špatně vyplněná složenka, osobní dopis, koncept pro daňové přiznání, staré výplatní pásky - to vše by mělo skončit ve skartovacím stroji.
Příslušenství
Časté dotazy
Chcete-li dosáhnout co nejdelší životnosti zakoupeného přístroje, je ho potřeba udržovat v dobrém stavu. Jde především o olejování. Nebojte se, není to složité. Zakoupit můžete olejový papír, který necháte skartovačkou projet. Ideálně 1× za měsíc, záleží však na četnosti používání.
Dražší stroje mají integrovaný olejový zásobník a o mazání řezného mechanismu se starají automaticky – pouze pohlídejte, že oleje je dostatek.
Levnější přístroje umožňují vložení papíru o velikosti A4, ale pořídíte i skartovač pro formáty A3. Budete-li provádět skartaci dokumentů sešitých sponkami nebo dráty, i s nimi si některé skartovače poradí. Skartovat je možné také plastové kreditní karty a optické nosiče CD, DVD a Blu-Ray disky.
Rychlost skartování je napříč modely různá. Nejběžnější je rychlost 2 m/minutu, což je dostatečné pro domácnosti i běžné kanceláře. Dražší a rychlejší přístroje zpracují až 5 m/minutu, vyplatí se potřebujete-li pravidelně zpracovávat velká množství dokumentů.